Procedimiento Operacional Estándar (POE)

El Procedimiento Operacional Estándar (POE) es un documento organizacional que traduce la planificación del trabajo a ejecución. Es una descripción detallada de todas las medidas necesarias para la realización de una tarea.

Si volvemos al siglo 20, tenemos un claro ejemplo de procedimiento estándar en las líneas de ensamblaje del modelo “T” de Ford, que fue una de las primeras líneas de producción que tuvo éxito y trabajó con tareas estandarizadas.

Los niveles de estandarización eran tan eficaces, para la época, que el costo del producción fue reducido al máximo, permitiendo que “todos pudieran tener un automóvil, solo que eran del color negro”. Más tarde, se percibió que sólo el coche negro no fue suficiente para satisfacer a los consumidores, lo que generó el desarrollo de nuevos patrones de procedimiento.

Como funciona

El POE presenta instrucciones de las secuencias de las operaciones y su frecuencia de ejecución, señalando los siguientes elementos:

• El responsable de la ejecución y listado de los equipos.
• Piezas y materiales utilizados en la realización de la tarea.
• Descripción de los procedimientos que deben ser ejecutados en las actividades críticas (el modo de operación y las posibles restricciones en cuanto a la ejecución, lo que puede o no puede ser hecho).
• Ruta de inspecciones periódicas de los equipos de producción.

Todos estos elementos deberán ser aprobados, firmados, con fecha y revisados anualmente o de acuerdo con la necesidad del proceso.

Objetivos del POE

El POE tiene como objetivo mantener el proceso en funcionamiento por medio de la estandarización y minimización de las desviaciones en la ejecución de una actividad, o sea, él busca asegurar que las acciones tomadas para garantizar la calidad sean estandarizadas y ejecutadas conforme a lo planeado.

Como elaborar un POE

Para crear un POE, basta describir las tareas que forman parte de la rutina de trabajo, tomando en cuenta lo  siguiente:

• No copiar procedimientos de libros u otras organizaciones, pues cada proceso tiene sus particularidades, debiendo estos procedimientos ser adecuados al tipo de proceso.
• El ejecutor del proceso debe ser parte integrante de la elaboración de los procedimientos, pues él es el conocedor del proceso y sabe de sus características y deficiencias.
• La aplicabilidad de los procedimientos se debe verificar constantemente, para asegurar si se esta haciendo el seguimiento adecuado.
• El lenguaje utilizado en el POE debe ser simple, claro y objetivo, para que el documento pueda ser entendido y aplicado por todos.

¿Qué debe contener un POE?

Es importante que el procedimiento tenga información suficiente para que los colaboradores puedan utilizarlo como una guía, así como, en caso de duda, sepan dónde buscar más información o a quién recurrir. De esta forma, es interesante que el POP contenga los siguientes elementos

• Nombre.
• Objetivo.
• Documentos de referencia (manuales, IT, procesos u otros procedimientos).
• Lugar de aplicación.
• Siglas (si las hay).
• Descripción de las etapas de la tarea y de sus ejecutores y responsables.
• Diagrama de flujo (Flujograma)
• Lugar donde podrá ser encontrado y el nombre del responsable de la guarda y actualización del POP.
• Frecuencia de actualización.
• Forma que será generada (digital o físico).
• Gestor (quien elaboró).

Importancia del POE

El POE es un instrumento destinado a quien va a ejecutar la tarea, debe ser simple, completo y objetivo, para que pueda ser interpretado por todos los colaboradores. En cuanto a su aplicación, representa la base para garantizar la estandarización de tareas y asegurar a los usuarios un servicio o producto libre de variaciones (o no conformidades) que puedan interferir en su calidad final.

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Como hemos visto, el Procedimiento Operativo Estándar (POE) es una herramienta importante para orientar la ejecución de los procesos. Ayuda a garantizar la estandarización de las actividades y puede ser muy útil en la garantía de la calidad. Sin embargo, con el alto flujo de información dentro de las empresas, es común que los procedimientos anticuados se utilicen en los procesos. Un proceso pasa por constantes revisiones para corregir fallas y mejorar su rendimiento. Al utilizar un procedimiento desactualizado, la empresa continúa ejecutando las fallas que fueron encontradas por la calidad y deja de aprovechar las mejoras estandarizadas, generando grandes pérdidas para la organización.

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REFERENCIA

GOUREVITCH, Philip. MORRIS, Errol. Procedimento operacional padrão: uma história de guerra. São Paulo: Companhia das Letras, 2008.

* Nota: este post foi publicado originalmente no dia 13/07/2012 e revisado em 27/08/2017.